Cách khắc phục các sự cố hội nghị truyền hình thường gặp

Hội nghị truyền hình hiện nay đã trở nên phổ biến và đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ hội họp, trao đổi thông tin trong kinh doanh, giúp tiết kiệm thời gian cũng như chi phí đi lại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tổ chức các cuộc họp hội nghị truyền hình thường xảy ra nhiều sự cố bất ngờ gây ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.

Dưới đây là cách khắc phục một số sự cố mà bạn có thể xử lý nhanh khi gặp vấn đề:

• Vấn đề liên quan đến người dùng cuối

Khi người dùng cuối không quen với việc sử dụng các công cụ hội nghị truyền hình đang dùng, họ sẽ thường phải đối mặt với nhiều vấn đề khi cuộc họp đang diễn ra trực tiếp. 

Trước khi tiến hành tổ chức họp trực tuyến với hệ thống mới cũng hãy chạy thử hệ thống, tốt chức training cách sử dụng và kết nôi cơ bản để chắc chắn rằng người dùng cuối hiểu được cách nó làm việc như thế nào.

• Các vấn đề liên quan đến kết nối mạng

Các vấn đề về kết nối mạng và băng thông không đủ khiến cho trải nghiệm cuộc họp hội nghị kém đi đáng kể. Điển hình như: âm thanh bị nhiễu, nguồn cấp video liên tục đóng băng, lỗi chia sẻ màn hình và độ trễ kéo dài,…

Để khắc phục các vấn đề này hãy kiểm tra tốc độ kết nối Internet máy nhánh và yêu cầu băng thông của giải pháp hội nghị truyền hình đang sử dụng. Sau đó, xác nhận xem kết nối Internet có thể đáp ứng được các yêu cầu của nhà cung cấp hay không. Ngoài ra có thể kiểm tra xem có bất kì dây cáp, bộ định tuyến hoặc thiết bị nào khác đang sử dụng có thể là nguyên nhân gây ra các vấn đề về mạng.

• Các vấn đề liên quan đến âm thanh và hình ảnh

Sự chậm trễ trong hệ thống, không thể nhìn thấy hình ảnh, không nghe thấy, âm thanh vang, dội lại hoặc thậm chí âm lượng quá nhỏ đều có thể khiến giải pháp không sử dụng được.

Để khắc phục những sự cố này, phải đảm bảo rằng người dùng có thiết bị phù hợp. Với người sử dụng máy tính, điện thoại nên có tai nghe, bộ đệm tai hoặc micrô để giảm thiểu tiếng vọng. Kiểm tra tất cả các kết nối tai nghe và máy ảnh, đảm bảo rằng tất cả các cáp đều được kết nối chắc chắn với cổng tương ứng.

• Vấn đề phát sinh do khả năng tương thích

Ngày nay, Người dùng cuối có thể tham gia hội nghị truyền hình bằng nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop hoặc máy tính bàn. Vì vậy, nếu giải pháp bạn đang sử dụng không tích hợp tốt với các thiết bị này, người dùng cuối có thể không thể tham gia vào cuộc họp hoặc có thể sử dụng một số phần mềm hỗ trợ khả năng tương thích cao hơn.

Cho nên, trước khi áp dụng giải pháp hội nghị truyền hình, nên tìm hiểu về khả năng tương thích với các thiết bị hiện có và bất kỳ ứng dụng được hỗ trợ nào khác không có trong chính giải pháp (lịch, truyền tệp và nhắn tin). Bằng cách này, bạn có thể tránh nhiều sự cố hội nghị truyền hình phổ biến hơn mà người dùng gặp phải.

• Vấn đề về hệ thống và chức năng

Đảm bảo rằng phần mềm hội nghị truyền hình đang sử dụng luôn được cập nhật trên tất cả các thiết bị. Các phiên bản phần mềm mới hơn thường loại bỏ các lỗi đã biết gây ra sự cố lặp lại.

Doanh nghiệp cũng nên sử dụng một hệ thống giám sát cho phép người dùng gắn cờ các trục trặc ngay lập tức khi phát hiện thấy chúng, cảnh báo cho nhân viên kĩ thuật xử lý ngay lập tức.

Với một số chức năng chuyên sâu tốt nhất nên sử dụng phần mềm với phiên bảng nâng cao hoặc trả phí để có chất lượng tốt nhất.